Stand: Oktober 2026
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Aymen Abid
Werkanio
Noackstraße 17 A
64285 Darmstadt
Deutschland
Telefon: +49 176 21756323
E-Mail: info@werkanio.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Erlaubnistatbestände der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) und lit. f (berechtigtes Interesse).
Unsere Website wird über Vercel Inc. (340 Pine Street, Suite 701, San Francisco, CA 94104, USA) gehostet. Beim Aufruf der Website werden technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Uhrzeit) als Server-Logs verarbeitet. Die Serverfunktionen unserer Anwendung laufen in der Vercel-Region Frankfurt am Main (EU).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website). Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Werkanio stellt Kfz-Werkstätten und Autohändlern einen KI-gestützten Telefonassistenten zur Verfügung. Wenn Sie die Telefonnummer einer Werkstatt anrufen, die Werkanio nutzt, werden folgende Daten verarbeitet:
Zweck: Entgegennahme und Weiterleitung von Werkstattanfragen an die zuständige Werkstatt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).
Speicherdauer: Die Gesprächsdaten werden nach Abschluss des Werkstattauftrags, spätestens nach 6 Monaten, gelöscht.
Tonaufzeichnung: Gespräche werden nicht als Tonaufnahme gespeichert. Verarbeitet und gespeichert wird ausschließlich ein Transkript des Gesprächs.
Für die Verarbeitung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:
Hinweis: Zu Beginn jedes Gesprächs werden Sie automatisch darüber informiert, dass Sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). Der Assistent verweist dabei auf die Datenschutzerklärung der Werkstatt, in der diese Verarbeitung beschrieben ist.
Im Rahmen der Werkstattabwicklung können über unsere Plattform transaktionale Nachrichten per SMS, WhatsApp oder E-Mail an Sie gesendet werden (z. B. Freigabe-Links für Reparaturmaßnahmen, Statusmeldungen, Rechnungen, Links zum Kundenportal).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Dienstleister SMS/WhatsApp: Twilio Inc. (101 Spear Street, Suite 500, San Francisco, CA 94105, USA) — AVV abgeschlossen, Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln.
Dienstleister E-Mail: Resend, Inc. (USA) — AVV abgeschlossen, Datenübermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln.
Autohändler, die Werkanio nutzen, können Kaufverträge als PDF hochladen. Der Vertrag wird zur Unterstützung der Dateneingabe an Anthropic, PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt, der daraus Vorschläge für Fahrzeug- und Vertragsdaten erstellt. Dabei werden die im Vertrag enthaltenen Daten verarbeitet, insbesondere Namen und Anschriften der Vertragsparteien, Fahrzeugdaten (z. B. FIN) und Preise. Die Vorschläge werden vor dem Speichern von einem Mitarbeiter des Händlers geprüft; der Vertrag selbst wird nicht bei Anthropic gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Erfassung).
Datenübermittlung: AVV mit Anthropic abgeschlossen; Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln. Anthropic nutzt die Daten nicht zum Training seiner Modelle.
Alle Auftrags- und Kundendaten werden in einer Datenbank bei Supabase Inc. gespeichert. Der genutzte Datenbankserver befindet sich in Frankfurt am Main, Deutschland (EU-Region). AVV nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Daten werden nach Abschluss des Geschäftsverhältnisses entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 6 Jahre nach HGB § 257) gespeichert und anschließend gelöscht.
Mitarbeiter einer Werkstatt, die Werkanio nutzt, erhalten ein persönliches Nutzerkonto. Dafür werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle (Inhaber, Büro oder Werkstatt), die freigeschalteten Module, Status (aktiv/deaktiviert) und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung gespeichert, das Passwort nur als Hash. Die Konten legt der Inhaber der Werkstatt an, den ersten Inhaber legt Werkanio an. Konten werden deaktiviert, nicht gelöscht, damit der Verlauf lesbar bleibt.
Damit nachvollziehbar ist, wer was geändert hat, werden im Verlauf eines Auftrags und in einem Tätigkeitsprotokoll Name und Nutzer-ID der handelnden Person, Zeitpunkt, Art der Aktion und der betroffene Datensatz gespeichert. Im Tätigkeitsprotokoll stehen Änderungen an Nutzerkonten, das Löschen von Datensätzen (bei Kunden, Fahrzeugen und Aufträgen ohne Kundendaten), Rechnungsvorgänge und Änderungen an den Einstellungen der Werkstatt; reines Lesen wird nicht protokolliert. Bei Passwörtern, Bankverbindung, Steuernummer und Zugangsschlüsseln wird nur festgehalten, dass sie geändert wurden, nie der Wert. Das Protokoll sieht nur der Inhaber der jeweiligen Werkstatt; Verlauf und Protokoll kann in der App niemand ändern oder löschen.
Verantwortlicher: die jeweilige Werkstatt; Werkanio verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richten Sie bitte an Ihre Werkstatt.
Speicherort: Supabase, Server in Frankfurt am Main (siehe Abschnitt 6).
Speicherdauer: Nutzerkonten und Tätigkeitsprotokoll für die Dauer des Nutzungsvertrags der Werkstatt; Löschung mit Vertragsende oder auf Weisung der Werkstatt.
Anmeldung: Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Nutzer der Werkstattsoftware können freiwillig ihren eigenen Google Kalender verknüpfen, indem sie dessen geheime iCal-Adresse in den Einstellungen eintragen. Gespeichert wird nur dieser Link, und zwar ausschließlich für den jeweiligen Nutzer; Kollegen sehen weder den Link noch die Termine. Beim Öffnen des Kalenders ruft Werkanio die Termine (Titel, Zeit, Ort) bei Google ab und zeigt sie an. Die Termine werden nicht in der Datenbank gespeichert, sondern höchstens fünf Minuten zwischengespeichert; Beschreibungstexte werden nicht übernommen.
Verantwortlicher: die jeweilige Werkstatt; Werkanio verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Google ist dabei Anbieter des Nutzers, nicht Dienstleister von Werkanio.
Speicherdauer: Der Link wird gelöscht, sobald der Nutzer die Verknüpfung entfernt oder sein Nutzerkonto gelöscht wird.
Mitarbeiter einer Werkstatt können in der Software Nachrichten an Werkanio schreiben (Fehler, Wünsche, Fragen) und dabei bis zu drei Fotos, Screenshots oder Dateien (z. B. PDF, Word, Excel) anhängen. Zweck ist die Beantwortung der Anfrage und die Behebung von Fehlern. Gespeichert werden Name und E-Mail-Adresse des Absenders, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge sowie die Seite der Software und das Gerät (Browserkennung, Bildschirmbreite), von der aus die Nachricht gesendet wurde. Über neue Nachrichten und Antworten informieren wir per E-Mail; der Versand läuft über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 5).
Zeigen Anhänge oder Texte Daten von Kunden der Werkstatt, verarbeiten wir sie im Auftrag der Werkstatt (Art. 28 DSGVO); bitte fügen Sie Fotos, Screenshots und Dateien nur bei, wenn es nötig ist, und möglichst ohne Kundendaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber der Werkstatt).
Speicherort: Supabase, Server in Frankfurt am Main (siehe Abschnitt 6).
Speicherdauer: 12 Monate nach Abschluss der Anfrage; danach werden Nachrichten und Anhänge gelöscht.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Inhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Löschung nach abschließender Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Über das Formular „Vorführung vereinbaren“ auf werkanio.de übermitteln Sie Name, Betrieb, Telefonnummer und freiwillig E-Mail-Adresse, Art und Größe Ihres Betriebs sowie eine Nachricht. Wir verwenden diese Angaben nur, um Sie zu kontaktieren und eine Vorführung abzustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen; ergänzend lit. f DSGVO). Die Angaben werden nicht in unserer Datenbank gespeichert, sondern als E-Mail an info@werkanio.de weitergeleitet; der Versand läuft über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 5). Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet (höchstens 10 Minuten), nicht gespeichert. Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@werkanio.de
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:
Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
poststelle@datenschutz.hessen.de
Einige der eingesetzten Dienste (Vapi, Anthropic, ElevenLabs, Twilio, Resend, Vercel) haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, soweit zutreffend, auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Speechmatics Ltd. hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich; für dieses Land besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).